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La trazabilidad ¿Qué es, por qué es tan importante y cómo hacer la trazabilidad de un producto?

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Entendemos por trazabilidad de un producto al conjunto de procedimientos, medidas y acciones con las cuales se identifican los productos desde el inicio de su fabricación hasta el final de la cadena de suministro. Esto permite localizar cualquier producto dentro de la cadena de suministro y si fuese necesario, retirarlo del mercado por motivos de seguridad.

Con el avance de la transformación tecnología, los mercados son cada vez más globales y se someten a fuertes normativas de calidad y seguridad. Esto genera la necesidad de disponer de una trazabilidad fiable, que permita asegurar el cumplimento de las normativas. En la Union europea, por ejemplo, es de obligado cumplimiento llevar la trazabilidad de los productos alimentarios.

Además, con una buena gestión de la trazabilidad se consigue un ahorro de los costes de producción y logísticos, una mejora de los procesos productivos y aseguramiento de la calidad de los productos.

Tipos de trazabilidad

Se pueden distinguir tres tipos de trazabilidad, trazabilidad hacia atrás, trazabilidad interna y trazabilidad hacia adelante:

1. Trazabilidad hacia atrás

Se pone el foco en la información de los productos antes de llegar a la empresa. (Donde, como y cuando fue fabricado, y toda la información que pueda ser relevante antes de su recepción en la empresa)

La trazabilidad hacia atrás es necesaria para tener bajo control los productos que entran en la planta, asegurándonos que cumplen con los requisitos exigidos por la normativa, por los clientes y por los estándares internos.

2. Trazabilidad Interna

Todas las actividades relacionadas con el producto durante sus procesos dentro de nuestra empresa. Hay que tener en cuenta la recepción y almacenaje, los procesos de fabricación, si se mezcla con otros productos, que tipo de transformación experimentan, en resumen, todos los datos que afecten a las características de los productos dentro de la empresa.

3. Trazabilidad hacia adelante o externa

Una vez los productos salen de la empresa se añaden datos externos que tienen que ver con su transporte y destino. Se trata de registrar quien es el destinatario, como y quien lo transporta, fechas de salida y entrega, registros de temperatura y otros datos relacionados.

El objetivo común de estas tres visiones es el aseguramiento de la trazabilidad de principio a fin.

Cómo hacer la trazabilidad de un producto

Para que la gestión de la trazabilidad sea eficiente, se requiere elaborar un plan de trazabilidad que incluya criterios, métodos de registro y tecnología habilitadora.

1.Definir cómo se agruparán lo productos

El primer paso fundamental es definir cuáles son los criterios que se van a utilizar para agrupar los productos. Los más comunes son los siguientes:

  • Agrupación en lotes
  • Agrupación en Partidas (en el sector primario)
  • Agrupación de distintos tipos de productos (en sectores como la distribución)

Para cada lote o agrupación, se crea un código numérico único que se incluirá en cada producto de dicho lote. Este código se mantendrá a lo largo de la cadena de suministro para facilitar la identificación de los productos.

2.Crear un sistema de registros automatizado

Es necesario contar con un registro ágil y preciso de los datos generados y relacionaos con el producto para llevar un control correcto de la trazabilidad. Para lograrlo, es necesario emplear un modelo de registro automatizado, donde los datos se registran mediante diferentes tecnologías, evitando el registro manual, de mayor lentitud y con mayor posibilidad de error.

Existen diferentes tecnologías que permiten ciertos grados de automatización, como el lector de códigos de barra, el lector de códigos QR, o más recientemente la identificación por radiofrecuencia (RFID).

3.Recopilación e identificación

Las empresas deben utilizar un sistema que les posibilite recopilar toda la información registrada y hacer un seguimiento del producto desde los tres puntos de vista, hacia atrás, internamente y hacia adelante. El sistema va recopilando los diferentes datos y documentos generados a lo largo de la cadena de suministro y los asocia a cada producto. Algunos datos generales podrían ser:

  • Entrada de materias primas y otros productos.
  • Registros de las operaciones que se realizan en la planta.
  • Tipos de transformaciones realizadas al producto
  • Fechas de lote, caducidad, etc.
  • Registros de los controles de calidad
  • Fechas de traslados o envíos
  • Registros del destinatario

Es vital que el sistema sea capaz de recopilar toda esta información por producto y por lotes o agrupaciones, para que durante o posteriormente podamos acceder a la información de un lote o de un producto.

Esto es esencial para el cumplimiento de normativas y para la gestión de incidencias. En el sector alimentario, por ejemplo, es indispensable contar con un seguimiento correcto para abordar incidencias de seguridad alimentaria.

Los sistemas adecuados para realizar el registro de trazabilidad son el sistema MES y un ERP de gestión eficiente de trazabilidad.

El sistema MES. Se encarga de registrar todos los datos que se capturan durante el proceso productivo y los registra por lotes o agrupaciones. Este sistema se integra con el ERP industrial y le envía toda la información automáticamente.

El ERP. Recibe los datos del sistema MES integrado y genera un registro completo de la trazabilidad incluyendo datos y documentación hacia atrás, internamente y hacia adelante.

4.Test del plan de trazabilidad

Por último, debemos testear el plan de trazabilidad, es decir, probar que funciona correctamente la captura de datos, el registro correcto en el sistema y la identificación de cualquier producto en la cadena de suministro. Para ello es también importante incorporar un sistema de monitorización continuo con avisos de posibles anomalías y desviaciones.

Los criterios y la tecnología adecuada a cada situación son vitales para que los procesos y registros de la trazabilidad sean precisos y rápidos, proporcionando la agilidad necesaria para la producción y el aseguramiento de normativas y calidad.

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